如何高效地搜索文档和信息

MC特约专家 金海龙 微软(中国)有限公司信息技术部IT经理

实际案例

IT帮助台的工作人员必须是记忆力超群的超人，因为在Windows XP时代，作为IT专家的你必须能记得住每个操作系统内部的工具到底在什么位置。某天某个用户让你帮忙更改网络设置，你会言之凿凿地和他讲：“点击开始、控制面板、网络设置……”于是你的用户为了下次不麻烦你，在告示贴上密密麻麻写满“天书”，而作为管理员的你则恨不得每人都在桌头放一本操作宝典，希望每个用户都是IT“专家”而不必每次都重复一样的操作步骤……这一切在Windows 7里彻底改变。

解决方案1

技术的终目的是解放生产力而不是成为生产力提高的桎梏，在先进的信息技术支撑下，销售人员只需要关心如何把产品卖出，研发人员只需要关注如何把大脑中的创意变成实实在在的产品……从这种意义上讲，任何信息技术手段都应该是拿来就能用的工具，就像是在Desktop Search的帮助下，用户操作Windows 7中的任何功能都不需要记住复杂的路径，用户只需要在搜索栏中输入相关的关键词，就能立即找到，再也不需要去记忆繁琐的操作步骤，而IT支持人员也就大大减少收到有关“功能在哪里”的垂询数量，从而提升效率。

您不需要知道Remote Desktop Connection的具体位置也可以立刻找到并使用它

Desktop Search所带来的收益还不止如此，它可以搜索计算机上的任何内容，例如电子邮件、日历约会、照片、文档等等，让用户对计算机进行搜索如同搜索网页一样轻松快捷。具体来说，它的优点在于：

1.可以快速查找信息。帮助用户在数秒钟内，从PC上成千上万的文档和电子邮件中找出需要的信息，从而提高效率。

2.可以从熟悉的界面进行搜索。例如，可以与Microsoft Office Outlook等软件无缝协同运作。

3.可以搜索所有常用类型的文件，并可以从200多种常用类型文件(例如，电子邮件、Office文档、图像、音乐、视频、PDF)中搜索结果。

4.从您当前所在位置进行搜索。即允许您从当前所在PC位置启动搜索，而无需考虑是否位于Windows桌面、Outlook或Microsoft Internet Explorer。

5.尊重隐私保护。即遵守 Windows 的安全和隐私策略，不会索引敏感数据，例如Internet临时文件和缓存。

6.具备分类/过滤功能。通过使用简单的按钮和菜单，即可快速对搜索结果进行分类和完善。

7.可以预览文件。即在每个搜索结果中显示有用的摘要信息，以及简单明了的图释信息(包括阅读窗格或缩略图预览和图标)。

8.建立索引不会影响性能。Windows 7的文件索引是在空闲时间里建立和更新的，因此不会影响用户的办公效率和系统性能。

此外，Desktop Search还支持SCCM进行自动部署，系统管理员也可以通过组策略来管理安装、索引以及搜索的配置。